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Para profesionales

Raúl García Díaz
Reflexiones y consejos para verdaderos profesionales, independientemente del puesto y del sector en el que trabajen.

¿Y qué hacemos con los imprevistos?

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Una de las quejas más frecuentes que me encuentro en las formaciones que imparto sobre productividad personal son los imprevistos. Los imprevistos actualmente son muy habituales ya que las interrupciones pueden ser constantes (email, teléfono, jefe, compañeros, etc.) y éstas pueden conllevar imprevistos añadidos. Lo primero que hay que tener en cuenta es qué tipo de imprevistos son los que tenemos en nuestro puesto de trabajo y después saber cómo gestionarlos adecuadamente. ¡Vamos a por ello!

 

El primer tipo de imprevistos son aquellos que podíamos haber previsto y no lo hemos hecho. Es el que habitualmente se produce porque hemos hecho una mala planificación y, por lo tanto, se nos ha olvidado. Por ejemplo, si uno no apunta que va a tener una reunión mañana a las 13 horas y mañana no se acuerda, esa reunión se convertirá en un imprevisto. O si uno olvida que va a recibir una visita de un proveedor al que tiene que atender, esa visita se convertirá en un imprevisto.

 

La manera que tenemos de evitar esas tareas que olvidamos es, evidentemente, apuntarlas en cuanto se cierren y no confiar en nuestra limitada memoria. Toda tarea que tenga un día y una hora concreta de realización debe ir al calendario. Y a primera hora del día (mejor el día anterior a última hora) debemos hacer un repaso de todas aquellas citas que tenemos para planificarnos adecuadamente y que no nos pille de sorpresa cualquier actividad que debemos hacer en un momento determinado.

 

El segundo tipo de imprevistos es el que es imposible de planificar, el que te pilla desprevenido. Vamos, que ni lo ves llegar. Puede ser un marrón del jefe, puede ser una llamada de un cliente enfadado, puede ser un conflicto entre miembros del equipo… Lo primero que uno ha de hacer es mantener la calma en estas situaciones, no por ser algo a lo que no has podido anticiparte significa que no puedas encararlo de manera adecuada. Después analizar la situación y actuar de la mejor manera.

 

Pero la anticipación de este tipo de imprevistos es mucho más complicada que con el tipo anterior. Algunos incluso afirman que es imposible y que sólo resta aceptarlos y continuar. Pero que lo que se tiene que hacer es preverlos. No en el sentido de que uno sepa con cuáles exactamente se va a encontrar, sino cuánto tiempo de su jornada de trabajo le van a robar.

 

La manera de hacer esto es contabilizando durante par de semanas de trabajo el tiempo que se llevan los imprevistos. Depende de qué tipo de trabajo desempeñemos esa cantidad de tiempo podrá ser mayor o menor. Después calcularemos la media de tiempo al día utilizado en imprevistos y por último tendremos que utilizar ese dato para planificarnos cada día. Es muy común que cuando uno se planifica las tareas que quiere realizar en un día concreto las meta con calzador y complete todo el tiempo de trabajo sin dejar un leve resquicio. Pero habiendo calculado el tiempo diario que se nos va en tareas que no podemos prever, lo que haremos será planificar el día dejando ese tiempo vacío. De tal manera que si llega algo que no habíamos tenido en cuenta, al menos habremos tenido en cuenta el tiempo que necesitamos para ese asunto.

 

Puede ser que un día determinado no se cumpla esta regla del tiempo dedicado a imprevistos, es normal, es una media. Pero lo más probable es que a la larga se cumpla y sino, podemos ir reajustando ese tiempo. Con los imprevistos poco se puede hacer, pero al menos evitaremos el cabreo que producen porque desbaratan nuestras planificaciones.

 

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